В отличие от обычного сканера штрих-кодов, терминал сбора данных способен самостоятельно производить полноценные торговые сделки: учёт товара, печать-штрих кодов и чеков.
Его главной функцией является идентификация, сортировка и учёт товаров. Для этого ТСД оснащён собственной флеш-памятью для хранения информации и операционной системой, позволяющей производить сортировку товаров по категориям. ТСД осуществляет считывание и запоминания введённых штрих-кодов.
Помимо считывания и запоминания введённых штрих-кодов, ТСД может осуществлять несложную обработку полученной информации (например, подсчёт количества считанных штрих-кодов, отображение связанной со штрих-кодом информации на встроенном дисплее). Конкретный набор хранимых данных, их тип и использование определяется программой, записанной в ПЗУ ТСД (задача терминала). Данные в терминалах хранятся в виде набора таблиц[1][2].
Чаще всего ТСД используются в больших магазинах, складах, больницах или на местах для доступа к базе данных из удалённого места.
Иногда ТСД также называют корпоративными цифровыми помощниками (EDA). Они доступны на различных платформах ОС, например: Android, WindowsCE, Windows Mobile, Windows PocketPC, Windows XP Tablet Edition, Linux, Palm, DOS и некоторых собственных платформах ОС.